採用活動の振り返りでは何を見る？｜シーズンの後に残す「数字・理由・時期」の記録

採用活動の振り返りでは、「数字・理由・時期」の3つを記録します。段階ごとの人数と通過率、学生が承諾した理由と辞退した理由、学生と会った時期です。この3つを毎年同じ形で残し、目標とのずれが大きい段階から次のシーズンの計画に反映します。

「シーズンが終わると、忙しさに追われて振り返らないまま次が始まる」「振り返りの会議はしたが、感想を言い合って終わった」。中小企業でよく聞く状況です。この記事では、振り返りで記録すること、進め方、続けることの効果を説明します。

結論：振り返りでは「数字・理由・時期」の3つを記録する

振り返りの目的は、次のシーズンの計画を自社の記録から立てられるようにすることです。感想や反省を話し合うことではありません。何人に会い、どの段階で何人が抜け、なぜ承諾し、なぜ辞退したのかを、比べられる形で残します。

次のシーズンの目標は、他社の数字ではなく、自社の過去3年の数字から立てます。そのためには、毎年の振り返りで同じ項目を同じ定義で記録しておく必要があります。振り返りは、目標を立てるための材料を集める作業でもあります。

振り返りの場で話すことも、記録に基づくものに限ります。「学生に元気がなかった」といった印象は、記録と結びつかなければ次の計画に使えません。印象を話すときは、どの数字や記録にそれが表れているかを確かめます。

振り返りをしないと何が起きるか

振り返りをしない会社は、毎年同じ計画を繰り返します。前年と同じ媒体、同じイベント、同じ回数で動き、結果も前年と同じになります。足りなかった原因が、会う人数なのか、途中の辞退なのかが分からないからです。

担当者が代わったときの影響も大きくなります。記録がない会社では、前任者の頭の中にしかなかった経験が失われ、次の担当者はゼロから始めることになります。

私たちは新しい企業様とお取引を始めるとき、過去3年間の段階ごとの数字を必ず伺います。この数字がない会社では、目標の置き方から手探りになり、計画を立てるうえで大きな痛手になるためです。

記録する3つのこと

記録する項目と、記録の例を表にまとめます。

①では、母集団の定義をそろえることが欠かせません。媒体の閲覧数ではなく、連絡先を交換して直接やり取りできる状態になった学生を母集団と数えます。定義が年によって違うと、比べることができません。

理由を聞くときは、選択肢を用意しておくと記録をそろえやすくなります。たとえば辞退の理由なら、「他社に決めた」「勤務地」「仕事内容」「待遇」「その他」のように分け、その他には学生の言葉をそのまま書きます。

②は、内定を出した時点と、承諾や辞退が決まった時点で、その都度記録します。シーズンが終わってから思い出そうとすると、理由があいまいになります。③は、周りの動きに合わせて時期を早めるべきかを判断する材料にもなります。

振り返りの進め方

振り返りは、承諾が出そろった時点と、入社後の2回行います。1回目で採用活動そのものを振り返り、2回目で入社した社員の定着の様子も含めて確かめます。採用した学生が入社後に活躍しているかは、採用の基準が正しかったかを確かめる材料になります。

出るのは、採用担当者と、合否や内定を判断した人です。表を見ながら、目標の通過率と実績の差が最も大きい段階を探し、差の大きい順に、いまの人員と時間で直せる点をすべて書き出します。

書き出した対策は、次のシーズンの計画にそのまま入れます。振り返りの会議で決めたことが計画に入っていなければ、振り返りをした意味がありません。

3年分の記録がそろうと、「説明会の参加率がこの水準を下回ると危ない」といった自社の基準ができます。シーズンの途中でも、その基準と比べて早めに手を打てるようになります。

まとめ

• 振り返りでは、数字（段階ごとの人数と通過率）、理由（承諾と辞退の理由）、時期（会った月と承諾した月）の3つを記録する。

• 振り返りをしないと、毎年同じ計画を繰り返し、担当者が代わると経験が失われる。

• 母集団の定義をそろえ、理由はその都度記録する。

• 振り返りは承諾が出そろった時点と入社後の2回。目標とのずれが大きい段階から対策を書き出し、次の計画に入れる。

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